عاجل

البث المباشر

العمل عن بعد.. هكذا يمكن حل مشكلات التواصل والتقييم

المصدر: القافلة

بعد أن عرف البعض العمل عن بُعد، أو العمل من خلال المنزل، كجزء من خطط بعض الشركات لتقليل التكلفة، أو لإيجاد فُرص عمل للذين لا يستطيعون مغادرة المنزل لأسباب ما، جاء الحجر المنزلي الناجم عن جائحة الكورونا ليفرض هذا النمط من العمل كإجراء ضروري لبعض الشركات يسمح لها بالمحافظة على استمرارية العمل وإنتاجية موظفيها بعيداً عن مكاتبهم.

ونظراً لحداثة هذا النمط من العمل في العالم، عقدت القافلة خلال الشهر الماضي جلسة نقاش هدفت إلى التعرُّف على إجراءات العمل من خلال المنزل، وأنواع الأعمال والمهمات التي يمكن تحقيقها من المنزل، وآداب عقد اجتماعات العمل عن بُعد، إضافة إلى دور التحوُّل الرقمي في مستقبل الأعمال والأمن السيبراني في تخفيض الخطر من الهجمات الإلكترونية في بيئة لامركزية مختلفة عن المكتب، حيث السيطرة مركزية.

رغم كل العثرات (المحدودة في معظمها)، التي واجهها الذين اضطروا إلى العمل عن بُعد منذ الأسابيع الأولى لتفشي هذه الجائحة، يمكن القول استناداً إلى كثير من المراقبين، إن هذه التجربة التي خاضها عالَمُ الأعمال مرغماً تتَّجه إلى أن تتعزَّز أكثر فأكثر بعد زوال الجائحة. حتى إن بعض المغالين بدأوا يتحدَّثون عن "موت المكتب". فما هي المعطيات التي ستعزِّز العمل عن بُعد؟ وإلى أي حد يمكن لهذا النمط من العمل أن يذهب؟ وإن تمكَّن كثيرون من "تدبير" العمل عن بُعد في ظرف طارئ، فما هي موجبـات هذا العمــل في زمن الاستقرار؟ هذا ما سعـت إلى استطلاعه جلسة النقاش التي اقتصرت المشاركة فيها على أربعة متخصِّصين، وحضرها أكثر من 30 متابعاً على الشبكة.

العمل عن بُعد ليس جديداً لكنه المستقبل

قدّم لهذه الجلسة مديرها الزميل وليد الحارثي، بكلمة أشار فيها إلى أن بعض الأعمال والمهمات اليومية في بعض الشركات، كانت تتمُّ أصلاً بطريقة العمل عن بُعد، خاصة إذا كان العمل يجري في عدَّة مكاتب أو عدد من المواقع للشركة الواحدة. وتساءل عن مدى توسُّع قطاع العمل عن بُعد، وما هي مقوماته الجديدة لجهة الإجراءات والترتيبات التي يفرضها، وما هي التحديات التي ستبرز في وجه هذا النمط من العمل غير تلك الموجودة في المكتب.

كان المهندس سامي الحصين أول المتحدثين، واستهل كلامـه بتنــاول أربــع نقــاط رئيسـة تستوجب التوضيح:

النقطة الأولى: هي أن العمل عن بُعد ليس جديداً علينا. "فمنذ عام 1997م ونحن كطلاب في الولايات المتحدة الأمريكية كنا نتواصل عن بُعد ونعمل عن بُعد على ترتيب كثير من الأمور التي لها علاقة بالطلاب والدراسة. واستخدمنا هذه التقنية نظراً لأننا بعيدين عن أهلنا في المملكة، وأيضاً لوجود الطلاب الزملاء في عدِّة ولايات وجامعات".

النقطة الثانية: هي عدم الخلط بين العمل عن بُعد والحجر المنزلي. فضرورة العمل من البيت أثناء الحجر في المنزل بسبب الجائحة التي يمر بها العالم، لا يجب أن تخفي حقيقة أن العمل عن بُعد عادة ما يعني حرية اختيار المكان والزمان للعمل.

والنقطة الثالثة: هي أن العمل عن بُعد غالباً ما كان يُطبَّق بطريقة أو بأخرى بشكل يومي قبل الجائحة. "فعلى مستوى التجربة الشخصية، خلال تعاملنا مع الشركات العالمية لتقديم خدمة ما سواء كانت استشارية أم لتطوير منتج ما، فهذا يكون عادة من خلال اللقاءات في اجتماعات الفيديو. وهذا الترتيب يجري منذ سنوات بطريقة موسَّعة أو ضيقة".

أما النقطة الرابعة والأهم: فهي أن العمل عن بُعد هو المستقبل، وما جائحة الكورونا إلا الدافع لتبنِّي هذا التوجه المستقبلي لطبيعة العمل. فقبل عام من اليوم، كان ما نسبته 35 إلى %37 من سوق العمل في أمريكا يتم عن بُعد. وقد توقَّعت بعض الشركات الاستشارية أنَّ واقع العمل عن بُعد سيشكِّل نحو %50 في عام 2022م. فثَمَّة دراسة لماكينزي تتوقع أن تكون هذه النسبة %45 في حلول عام 2022م، أما أرقام منتدى الاقتصاد العالمي فتصل إلى %55.

مِنْ أهم المتغيرات: اقتصاد التجربة

وبما أن التحوُّل هذا في طبيعة العمل يجري منذ سنوات وسيتعزَّز أكثر في المستقبل، فما هي المستجدات التي ستطرأ عليه؟
يقول الحصين: إن هذه المستجدات لا ترتبط فقط بمكان العمل، بل إن هذا التوجه الجديد يؤشر إلى تعاظم أهمية اقتصاد التجربة ودوره. فهناك تحوُّل عالمي، يلعب فيه الذكاء الاصطناعي دوراً متعاظماً وبسرعة فائقة. وعلى سبيل المثال، هناك توجه بدأ مع السيارات الكهربائية والذكية، وتعزّز مع السيارات ذاتية القيادة من الملكية الفردية إلى التشاركية والاستخدام حسب الحاجة. وهنا تكثر التساؤلات حول تغير طبيعة هذه الصناعة والصناعات المرتبطة بها في سلسلة الإمداد والخدمات. فماذا سيحدث للازدحام والمخالفات المرورية؟ وماذا سيحدث للخدمات وصيانة السيارات وشركات التأمين؟ هل ستظهر شركات جديدة تقدِّم خدمة النقل هذه؟ أم تتولاها شركات تصنيع السيارات؟ مَنْ سيمتلك السيارة؟ وماذا سيحل بشركات مثل أوبر وما شابهها؟

موضوع يهمك
?
ليس في السجلات الأمنية الحديثة، أكبر مما أعلنته الخميس "وكالة الجرائم الوطنية" والمعروفة في بريطانيا بأحرف NCA اختصارا،...

شاهد أكبر مداهمات ببريطانيا على بارونات الجريمة المنظمة شاهد أكبر مداهمات ببريطانيا على بارونات الجريمة المنظمة الأخيرة

وأضاف الحصين: "هناك اليوم تغير عالمي مدعوم بالذكاء الاصطناعي، مصحوب بتقنيات جديدة وتطبيقات عالمية تساعد على هذا التحوُّل، وفي ما يخص العمل والموظفين، تثار مجموعــة من الأسئلة: ماذا سيحدث للمكاتب؟ وماذا بخصوص عقود العمل؟".

وفي اعتقاد المتحدث، فإننا بعد هذه الجائحة سوف نعيد تصميم أماكن خاصة بالعمل داخل منازلنا. وسيكون لذلك تأثيره على المستوى النفسي. كما أننا سنكون بحاجة لمزيد من المخازن في الخارج، حيث ستصل المنتجات التي نطلبها من خلال التطبيقات الإلكترونية. وهنا يبرز سؤال إضافي: ماذا سيحل بالمراكز التجارية؟

ورسم الحصين صورة لمستقبل الأعمال يرى فيها أننا لن نحتاج في المستقبل للمكتب. وهناك أسئلة ستغيّر من طبيعة العمل نفسه ومفهوم الوظيفة وعقود العمل. لن يعود هناك توظيف من قبل صاحب العمل الذي لن يضطر إلى تحمل تكاليف التأمين الصحي أو الأجهزة أو المكتب ومتطلباته. وهذا سيفتح فرصاً جديدة لشركات ناشئة تقدِّم حلولاً إبداعية من التأمين الصحي إلى الأماكن المكتبية التشاركية وكيفية إعادة تشكيل العقود الجديدة المتخصصة في الوضع الجديد. وفي اعتقاده أن علينا أن نبحث في المتغيرات الجديدة، وعلينا دراسة الفرص الجديدة التي ستأتي، وما هي الوظائف التي سيخلقها التحوُّل في العمل عن بُعد.

التطبيقات الإلكترونية وحل مشكلات التواصل

وتناول المحور الثاني من الجلسة التعليم عن بُعد، وضبابية صورته في المجتمع، ما جعل أُسراً كثيرة تتخوَّف على مستقبل أبنائها في ظل الظروف الراهنة. وهذا ما نقله مدير الجلسة إلى المتحدث الثاني المهندس محمد سهيل المدني المؤسس والرئيس التنفيذي - لشركة "كلاسيرا" الرائدة في مجال التعليم عن بُعد.

تناول المهندس المدني مسألة التعليم عن بُعد من باب تطوُّر العمل عن بُعد. فهو يتفق مع المهندس الحصين على أن هناك كثيراً من المؤسسات تعمل بنظام العمل عن بُعد منذ فترة زمنية، رغم غرابة هذا الأمر بالنسبة لكثير من الموظفين والمديرين الذين عادة ما يكون لديهم تصور تقليدي لمفاهيم العمل تركَّز على الحضور والانصراف والالتزام بدوام محدَّد. في حين أن نظام العمل عن بُعد يعتمد أكثر على الإنجاز والجودة والنتائج. لكن المشجع الآن، أضاف، أن بعض هؤلاء بدأ بملاحظة إمكانات العمل عن بُعد وهذا ما سيسهم في إحداث تغيير في ثقافة سوق العمل.

وقال: "رغم أن العمل في المكتب يسهل عملية التواصل الفورية بين الموظفين الموجودين فيه، فإن تطوّر التقنيات والتطبيقات الإلكترونية ونوعيتها وسهولة الحصول عليها وتشغيلها واستخدامها، يجعل التواصل سهلاً وممكناً وكاملاً بين كل الأماكن حتى المتباعدة جداً منها. وفيما يبقى التواصل داخل المكتب محصوراً داخله، فإن التواصل الافتراضي يستطيع الجمع بين المكاتب والمدن والدول وغيرها. كما يمكن وضع معايير وإجراءات للموظفين للحد من معوقات البُعد، كضرورة الرد على الزميل خلال وقت محدَّد من ورود رسالة إلكترونية منه، أو طلب التواصل على المنصات الأخرى، وهذا ما يساعد في رفع كفاءة الفريق ككل ومستوى أدائه.

أما بشأن التعليم عن بُعد الذي يشكك بعض الأهالي بجدواه، مقارنة بذهاب أبنائهم إلى المدرسة، فقال المدني: "عندما نصل إلى مسألة التعليم عن بُعد، فهو بلا شك من القطاعات التي استفادت من هذا التغير في الثقافة والتقنية معاً. إذ إن كثيراً من المؤسسات لم تكن تؤمن سابقاً بفكرة التعليم عن بُعد ولم تأخذ بها، والبعض كان يراها شبه مستحيلة. أما اليوم، فقد أصبح التعليم عن بُعد أقوى بكثير مما كان عليه. فهو يدعم الطلاب بشكل يتعذَّر حصوله في غرفة الصف الدراسي التقليدية. وعلى سبيل المثال، أصبح بإمكانهم أن يستعيدوا مقاطع الشرح قدر ما يشاؤون لفهمها تماماً. وهذا غير متاح في الوضع التقليدي، الذي من الممكن أن يضيع وقتاً ثميناً للمدرس ولزملائه إذا أراد طالب الاستفهام عن نقطة لم يفهمها.

وأضاف: "لقد لاحظنا أن أداء بعض الطلاب قد تحسَّن بشكل كبير لأسباب محض شخصية كانت تعيقه في التعليم التقليدي. ومن المتوقع أن المجتمع سيؤمن أكثر بأن التقنية ستكون أساسية في الحياة وليست حالة استهلاكية، ولا بدّ أن يكون المجتمع جاهزاً للعمل الإلكتروني على مختلف المستويات، بما فيها التعليم".

التقييم الافتراضي بين الزملاء

ولأن تقييم النتائج هو أمر أساسي في العمل أو التعليم، كان لا بد من طرح السؤال حول كيفية إجراء هذا التقييم وخصوصيته عندما يكون ذلك عن بُعد. وفي هذا الشأن يقول المدني إنهم في المؤسسة التي يشرف عليها يجتمعون من خلال التطبيقات المتنوِّعة، وعبرها يتم حل مشكلات العملاء.

فعلى مستوى التصحيح المدرسي مثلاً، نستطيع من خلال التصحيح الإلكتروني توفير 200 ألف يوم عمل، وذلك من خلال ساعة تصحيح إلكترونية واحدة لكل معلّم في اليوم.

ولكن هناك إشكالية تواجه عديداً من الشركات المتمثلة في نظام التقييم الوظيفي، الذي يختلف في المجال الإلكتروني عما هو عليه في النظام المكتبي "إذ إن التقييم سيكون من خلال الزملاء الذين يعتمدون على ما قدَّمته من عمل، ولعلها أصعب نقطة في طريقة العمل عن بُعد هي سرعة الرد والتجاوب السريع. وبعض الشركات التي اعتمدت سابقاً العمل عن بُعد كانت تصر على اللقاءات الشهرية أو الفصلية بين الموظفين في مكان واحد لتأكيد العامل الشخصي، وهذا سيتعزَّز في المستقبل أيضاً".

وماذا عن مستقبل المكتب التقليدي؟ هل سيختفي؟

يقول المدني: "في تصوري للمستقبل، هناك تغير سيحصل في عدد من الأمور أهمها فكرة المكتب. المستقبل سيكون لصالح فكرة المكاتب المؤجرة حسب نظام العمل الأسبوعي. وهذا واحد من الخيارات المطروحة في الفترة المقبلة. ستكون المكاتب مطروحة للإيجار وغير مسماة بأسماء الأشخاص. إنها مجرد غرف للاجتماعات يتم استخدامها حسب الحاجة. وسيكون هذا ذا فائدة للطرفين؛ للشركة التي لن تحتاج لشراء أو دفع إيجارات مساحات كبيرة غالية التكلفة، وللأفراد الذين لن يحتاجوا للتنقل بين المنزل ومقر العمل. بل سيكتفون بتوفير المكان المناسب للعمل في المنزل. وهذا المكان لن يكون كبيراً، ويقتصر في معظم الأحوال على طاولة في زواية هادئة، وعليها جهاز كومبيوتر وكاميرا.. كما أرى أيضاً أن الاجتماعات ستصبح أقل من الفترة الحالية، بل ستقتصر اللقاءات المباشرة على اللقاء الأول، بينما تتم اللقاءات الأخرى من خلال الرابط المتفق عليه".

وأضاف أن ذلك ينطبق أيضاً على الدورات التدريبية التي كانت تشكِّل أعباءً مالية كبيرة على الشركات في السابق، مثل تكاليف السفر والتنقل والإقامة والوقت المهدر على كل ذلك، وسنجد بأنها في الفترة المقبلة ستتحوَّل إلى تقنية الدورات الافتراضية والكثير من الاجتماعات ستكون عن بُعد.

مهارات القائد الافتراضي

وتناول المحور الثالث من الجلسة مهارات القائد الافتراضي ودوره في إدارة العمل والاجتماعات عن بُعد، تحدثت عنه الدكتورة سارة الغدير المتخصصة في "القيادة الافتراضية في المنظمات الحكومية"، فشدَّدت على أهمية دراية القائد بكافة الأدوات الخاصة بالمهمة الموكلة إليـه، والقضــاء على الشعور بالعُزلة ضمن الفريق، وإشعار فريقه بأنهم يعملون معاً.

وذلك من خلال التواصل والاجتماعات المستمرة، وصولاً إلى إمكانية تنظيم حفلات افتراضية لفريق العمل. كم أنه من المهم أن يتمتع القائد الافتراضي ببلاغة لغوية من خلال الجملة المؤثرة كتابياً وأسلوبياً.

وقالت الغدير إن على القائد بناء الثقة بين فريق العمل التي تأتي على ثلاثة مستويات، هي: الثقة المبنية على الحسابات، الثقة المبنية على المعرفة، وتأتي من خلال زيادة التجارب في العمل لأكثر من مشروع، والثقة المبنية على الهوية، حيث يكون الطرفان متشاركين في الأذواق والرأي. فالاتفاق المشترك يزيد من تماثل الهوية، وبالتالي الثقة.

كما شدّدت الغدير على ضرورة "الحيادية وعدم الانحياز، حتى لا يشعر أفراد الفريق بوجــود أي تمييز شخصي بينهم. فالمفاضلـة يجب أن تكـون على أساس المخرجات فقط. كما أن التوظيـف الفعَّال للأدوات التقنية المناسبة لكل مهمة عامل أساسي يسرِّع من عملية اتخاذ القرار، كما أن هـذه الأدوات يجب أن تكون قادرة على متابعة الفريق وقياس الأداء".

وختمت الغدير بقولها إن تبنِّي المنشآت للعمل عن بُعد سوف يوفِّر عليها التكاليف التشغيلية، كما سيغير الأوصاف الوظيفية والأدلة الإجرائية للمهام، ومنها على سبيل المثال، مهمات فريق الدعم الفني الذي قد يتولى زيارة مكاتب الموظفين في منازلهم لتقديم الخدمات التقنية كالصيانة وبعض التحديثات وغيرها".

آداب الاجتماعات الافتراضية

ولأنَّ العمل عن بُعد يتطلَّب عقد اجتماعات ما بين العاملين تختلف في ترتيباتها عن الاجتماعات في المكاتب، كان هذا الشأن موضوع المحور الرابع في الجلسة، وتحدثت فيه الأستاذة هيفاء القصير، مؤلفة "إتكيت الاجتماعات الافتراضية" ومالكة "شركة نفال للتدريب والاستشارات"، فبدأت حديثها بتعريف "الإتكيت" في الاجتماعات بشكل عام على أنها مجموعة من الآداب والسلوكيات التي يمارسها الشخص، والهدف منها هو الحرص على تحقيق أكبر قدر من الفائدة في تلك الاجتماعات وترك انطباع جيد لدى الحاضرين.

وحول الاجتماعات الافتراضية قالت إنها مكان التقاء مجموعة من الأفراد ذوي العلاقة بموضوع معيَّن في مكان افتراضي معيَّن من أجل تحقيق هدف معيَّن.

وقالت القصير إنَّ الاجتماعات الافتراضية كانت سابقاً أحد الخيارات المطروحة، ونوعاً من أنواع الرفاهية. ولكن نظراً للظروف الحالية التي نعيشها في ظل تفشِّي الجائحة التي أبقت الناس في منازلهم حول العالم، وتوقَّف العمل في قطاعات كثيرة بسبب التباعد الاجتماعي المطلوب الآن، فإن العمل عن بُعد نشط بشكل كبير، وأصبحت الاجتماعات الافتراضية الخيار الوحيد للالتقاء بفريق العمل أو بالعملاء. وحسب توقُّع الدراسات والخبراء، فإن العمل عن بُعد والاجتماعات الافتراضية لن تكثر فحسب، بل ستكون أسلوب حياة لكثير من الأعمال والقطاعات المختلفة.

وأضافت إن الاجتماعات الافتراضية تختلف عن غيرها كونها تتم عن بُعد. لذا يجب التحضير لها بشكل مناسب لجهة حجم ونوع هذا الاجتماع، ومستوى المشاركين فيه. ولعل أهم تحضير للاجتماع عن بُعد هو التأكد من أهمية عقده من عدمها، وهل من الضروري إقامته أو بالإمكان تحقيق الهدف منه من خلال إرسال رسالة إلكترونيــة مثـلاً أو مكالمــة هاتفية سريعة.

كما أن محتوى رسالة الدعوة لا بدّ أن يكون كاملاً، بحيث يشتمل على كل المعلومات المهمة التي يحتاج المشاركون لها من تحديد للوقت والتاريخ وأجندة الموضوعات التي ستطرح على البحث، والمرفقات، وروابط دخول الغرفة الافتراضية وطريقة الدخول إليها، خصوصاً إذا كان المشاركون يجتمعون افتراضياً لأول مرَّة أو يستخدمون تطبيقاً محدداً، أو غير ذلك.

وفي يوم الاجتماع، لا بدّ من اختيار مكان هادئ ومناسب قدر الإمكان. وإذا كان المشارك سيستخدم الفيديو، فلا بد من الحرص على أن يكون بشكل مناسب، وكل ما حوله وخلفه يلائم الصورة المؤسسية للجهة التي يمثلها، وكذلك حسب الانطباع الذي يرغب بأن يتركه لدى المشاركين عن نفسه.

وعدَّدت المتحدثة عدداً من النصائح التي تعطي انطباعاً إيجابياً عن المشارك في اجتماع عن بُعد، وعن الداعي إلى عقده، وأهمها:

-عند الاستماع يفضَّل استخدام زر كتم الصوت، وعدم فتحه إلا عندما تتحدَّث.

-التزم بالوقت، واختم الاجتمـاع في الوقـت المحدَّد له.

-اختم باحترافية، ولخــص النقــاط التي تم التوصل إليها.

-اشرح طريقة الخروج من غرفة الاجتماعات الافتراضية للمشاركين الجُدد.

-أرسل رسالة شكر إلكترونية للمشاركين، وأرفقها بمحضر الاجتماع إذا كانت هذه مسؤوليتك.

وعلى ذلك عقّب المدني بأن هناك شركات لديها عشرات الآلاف من الموظفين الذين استفادوا لأول مرَّة من هذه التقنيات وجربوها، وعقدوا اجتماعات عبر الشبكة. وتكرَّرت على أسماع الجميع نجاحات مثل هذه الاجتماعات واللقاءات، الأمر الذي جعلها مرغوبة بشدة نظراً لسهولة عقدها.

البنية الرقمية السعودية

أسَّست المملكة العربية السعودية للبنية التحتية الرقمية من خلال وزارة الداخلية، وأنشأت لهذه الغاية عدداً من المنصات الإلكترونية التي أصبح المواطن معتاداً على استخدامها والعمل من خلالها، سهّلت عليه الحصول على الخدمات. ولم يتأثر المواطن كثيراً بسبب الجائحة التي يمر بها العالم، بسبب النجاح الذي حقَّقته تلك المنصات ويستفيد منها كلٌّ من المواطنين والمقيمين في المملكة.

الأمن الرقمي

يتطلَّب العمل عن بُعد حماية رقمية، وهذا ما أثارته جلسة النقاش في سؤال حول دور الأمن السيبراني في تخفيض الخطر من الهجمات الإلكترونية ضمن بيئة لامركزية مختلفة عن المكتب، حيث السيطرة مركزية. وفي هذا الشـأن، يرى المهندس محمد المدني، ضرورة الاستثمار في البرامج الخاصة بالأمن الرقمي للتمكن من حماية بيئة العمل، وهذا ضروري اليوم لجميع الشركات. كما أنه من الضروري جداً حماية كافة الملفات الخاصة بالعمل من خلال نسخ احتياطية.

وإلى ذلك أضاف الحصين، أن هناك ضرورة لأن تقوم الموارد البشرية وأقسام الدعم الفني بتطوير مهاراتها ووضع خطط مستقبليـة لمعالجة هذه الفجوات وغيرها التي قد تقع في بيئة العمل.

**حقوق النشر محفوظة لمجلة القافلة، أرامكو السعودية

إعلانات

الأكثر قراءة